DavetliyiDavetliyiKaçırmaz.

LCV, davetiyenizdeki katılım cevabı isteğinin operasyonel karşılığıdır. Davetli listeniz sisteme yüklenir, yapay zeka her davetliyi arar, daveti aktarır ve katılacak mı gelmeyecek mi sorusunun cevabını alır. Aynı görüşmede kaç kişiyle geleceği, refakatçi ve çocuk sayısı gibi bilgiler de toplanır. Sonuçlar katılacak, katılmayacak, kararsız ve ulaşılamayan başlıklarında canlı listeye işlenir. Böylece organizasyon gününden önce kesin katılımcı sayısı ortaya çıkar.

Sistem sınırsız eş zamanlı giden arama kapasitesiyle çalışır. Yüz kişilik bir liste de bin kişilik bir liste de aynı mantıkla işlenir; tek fark toplam sürede ortaya çıkar. Beş yüz kişilik bir davetli listesinin ilk tur taraması tipik olarak bir saatin altında tamamlanır. Klasik yöntemde aynı liste bir ekibin günlerce süren telefon mesaisine karşılık gelir.

Ulaşılamayan davetliler otomatik olarak tekrar arama kuyruğuna girer. Sistem meşgul, yanıtsız ve ulaşılamıyor durumlarını ayrı ayrı işler ve her biri için farklı bekleme süresi uygular. Davetli sabah aranıp ulaşılamadıysa öğleden sonra ya da akşam saatinde yeniden denenir. Deneme sayısı ve saat aralıkları organizasyon sahibinin tercihine göre belirlenir. Hiçbir liste satırı cevapsız kapatılmaz; tanımlı deneme hakkı dolan davetliler ayrı bir raporda listelenir.

Evet ve bu ikisi tek liste üzerinde çalışır. Davetliye önce kişiye özel bir online form bağlantısı WhatsApp ya da SMS ile gönderilir. Formu dolduran davetli arama akışından otomatik çıkarılır. Belirlenen süre içinde form cevabı gelmezse davetli sesli arama kuyruğuna düşer. Bu yapı hem davetliye zaman kısıtı olmadan cevap verme imkanı tanır hem de sessiz kalan satırların takipsiz kalmasını engeller. Mükerrer arama yapılmaz.

Evet. Türkçe ana dil olmak üzere kırktan fazla dilde native düzeyinde arama yapılır. İngilizce, Almanca, Arapça, Rusça ve Fransızca destinasyon düğünleri ile uluslararası kongrelerde en sık kullanılan diller. Davetli listesinde dil bilgisi tanımlıysa asistan doğrudan o dilde başlar; tanımlı değilse görüşmenin ilk saniyelerinde dili algılar ve konuşmayı o dilde sürdürür. Aynı asistan tek görüşme içinde dil değişimine de uyum sağlar. Böylece yabancı davetliler için ayrı bir arama ekibi ya da ayrı bir koordinatör kadrosu kurmaya gerek kalmaz ve listenin bu bölümü de eksiksiz kapanır.

Davetlinin adı, telefon numarası ve katılım bilgisi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir. Liste uçtan uca şifreli altyapıda tutulur, erişim rol bazlı yetkilendirmeyle sınırlanır ve her işlem kayıt altına alınır. Organizasyon sonrası saklama süresi baştan tanımlanır, süre dolduğunda kayıtlar silinir. Bilgi güvenliği süreçleri ISO 27001 çerçevesine uygun yürütülür.

Davetli listesine unvan, kurum ve protokol sırası alanları eklenir. Asistan her davetliye kendi unvanıyla hitap eder ve kurumsal davet metnini o davetlinin konumuna uygun bir tonda aktarır. Refakatçi bilgisi, özel diyet talebi, ulaşım ihtiyacı ve korumalı alanlarda giriş için gereken bilgiler aynı görüşmede toplanır. Manuel bir ekipte bu disiplini yüzlerce davetlide hatasız korumak zordur; yanlış hitap tek bir görüşmede bile kurumsal itibar riski yaratır. Toplanan alanların tamamı görüşme sonunda protokol masası, güvenlik birimi ve oturma düzeni planı için tek dosyada dışa aktarılır.

Bir LCV operasyonu için ihtiyaç duyulan tek girdi davetli listesi ile organizasyon detaylarıdır. Liste Excel, Google Sheets ya da CRM üzerinden aktarılır. Organizasyon türü, tarih, saat, mekan bilgisi ve sorulacak sorular tanımlandıktan sonra asistan yapılandırılır. Tek seferlik bir organizasyon için hazırlık tipik olarak bir iki iş gününde tamamlanır. Düzenli etkinlik yapan kurumsal ekipler için CRM ve etkinlik yazılımı entegrasyonları kurulum kapsamında yapılandırılır.